10 tips för bättre catering

Snabbkurs i att beställa catering. Med några år på nacken inom cateringbranschen vill vi gärna dela med oss av några enkla tips och råd. Dessa gäller oavsett om du beställer av oss på Välfärden eller av någon annan. Med catering menar vi att maten ska avnjutas någon annan stans än på en restaurang. Vill du hellre njuta av fest och mat på Välfärden, läs istället här om att hyra festlokal. 

När du ska beställa catering, oavsett om det är inför en konferens med hundratals besökare eller en mindre privat fest, blir resultatet alltid mer lyckat om du tänker igenom de här detaljerna i förväg. Här har vi också satt ihop en kortfattad checklista. Ju fler detaljer du kan ge till cateringfirman redan från början, desto färre följdfrågor kommer tillbaks och du kan få menyförslag och pris snabbare. Försök föreställa dig flödet från det att catering levereras, dukas upp till det att gästerna kommer, äter och maten plockas undan.

 

1. Tajming. Starttid. 

När ska ni äta? Hur lång tid behövs för att duka fram maten? När behöver då cateringen levereras?

Som värd för ett kalas eller event vill du slippa oroa dig för om leveransen blir försenad, om gästerna blir försenade eller om schemat flyter snabbare än planerat.

I regel levereras många cateringbufféer kalla och kan med fördel komma i god tid. Då kan ni i lugn och ro duka upp maten som ni vill ha den innan gästerna kommer. Räkna med att det tar två personer en kvart att duka upp en catering.

Ange gärna ett tidsspann på minst en halvtimme när ni är på plats och cateringfirman kan leverera. Ofta kan det vara svårt att pricka ett exakt klockslag.

Fördelen att få maten levererad i god tid är också att det händer ibland att schemat skyndas på och helt plötsligt är det dags för lunch kl 1130 fastän det står kl 12 på schemat. Fråga cateringfirman om de kan leverera den kalla maten i frigolitlådor som håller maten kall. Om det är sommar bör det finnas kylklampar i lådorna för att de ska hålla sig mer än en timme.

Hämta eller lämna? Cateringfirman blir ofta glad om du har möjlighet att komma och hämta och du slipper betala för utkörning. Glöm inte att fråga om utrymmet i din bil eller cykel räcker till.

Vid varma leveranser behövs antingen värmeutrustning på plats alternativt att ni tajmar leveransen nära inpå matdags. De flesta cateringfirmor föredrar därför kalla bufféer eller väljer råvaror som inte är beroende av uppvärmning eller värmehållning. Vid varma leveranser används ofta restaurangbleck och då får den visuella uppdukningen stryka lite på foten.

 

2. Porslin.

Ska ni använda porslin eller engångsartiklar? Har ni själva porslin: tallrikar, bestick, glas och servetter?

Ska maten skickas på porslinsfat eller engångsfat? Behövs serveringsbestick?

Många cateringfirmor levererar gärna på engångsfat för att slippa hämta tillbaks porslin och serveringsmaterial.

 

3. Dricka.

Har ni beställt passande dricka till maten? Fråga efter passande dryckesförslag. Eller ordnar ni det själva?

För att leverera alkohol med en catering eller krävs det att restaurangen eller cateringfirman har ett s.k. ”cateringtillstånd för servering av alkohol”. Inte alla har det. Det behövs också att man anmäler lokalen och att det finns godkänt brandskydd för lokalen. Alkohollagstiftningen är något snårig och tillsynsansvaret ligger på kommunal nivå, vilket gör att lagstiftningen kan tolkas olika i olika delar av landet. För den juridiskt intresserade finns lagen i sin helhet att läsa här. Det är alltså kapitel 8 som är relevant.

Oftast är det fråga om ett så kallat ”slutet sällskap”. Då kan ni förslagsvis inhandla alkohol på Systembolaget, som också är väldigt duktiga på att rekommendera passande drycker. Ta med menyn och fråga personalen. Det går också att söka efter passande drycker på bolagets hemsida. Vi gillar Systembolaget för deras fina utbud av ekologiska drycker plus att du har möjligheten att lämna tillbaks odrucken dryck.

 

4. Behövs serveringspersonal på plats?

Oftast klarar ni av ruljansen själva. Om ni använder porslin som ska diskas eller returneras kräver hanteringen något mer arbete. Räkna isf med att det behövs en person som dukar undan efter ca 30 gäster, två personer till 60 gäster osv.

De flesta cateringfirmor föredrar att fokusera på matlagningen. Så om ni har någon annan som kan hjälpa till, släkt eller vänner, så brukar det inte vara någon nackdel.

 

5. Har ni anmält allergier och specialkost?

Tänk på att ta dina allergiska gäster på allvar. Om ni har gäster som är superallergiska mot nötter eller mandel, så kan detta med fördel uteslutas från hela menyn. Har ni en handfull eller fler allergiker bland gästerna är det en bra lösning att göra en liten specialbuffé som t.ex. är laktos-, gluten- och nötfri, istället för tallrikar till individuella portioner.

Tänk samtidigt på att ju mer arbete kockarna lägger på att tillfredställa olika specialkost-önskemål, desto mindre tid kan läggas på den ”vanliga” maten. Såvida cateringfirman inte tar extra betalt för specialkost.

Om du tar emot anmälningar innan ditt arrangemang, ställ frågan om allergi väldigt specifikt om ”allergier”, inte om ”är det något du inte äter”.

 

6. Menyskyltar är alltid trevligt.

Fråga om du kan få små menyskyltar att lägga fram vid buffén. Om ni har allergiker i sällskapet, be om att det blir utmärkt på menyskyltarna vad som innehåller t.ex. laktos, gluten, nötter, soja, ägg.

 

7. Glöm för guds skull inte kaffe och sött.

Önskas kaffe eller te på maten och kanske något sött till? Ofta får du förslag på passande dessert till din buffé. Tycker du inte att det behövs en ”hel” dessert, fråga om cateringfirman erbjuder mindre smakbitar.

 

8. På plats. 

Vem tar emot leveransen? Lämna kontaktperson och mobilnummer till cateringfirman? Se till att mottagaren är anträffbar på sitt mobilnummer. Det händer titt som tätt att vi inte får tag i kontaktpersonen när leveransen är på plats.

Om det är första gången denna cateringfirman levererar till er? Behövs det några speciella instruktioner för att underlätta leveransen i stil med ”kör in på baksidan och backa till den bruna dörren”?

Är det cateringfirman själva som kommer ut med leveransen? Är tanken i så fall att cateringfirman ska leverera till dörren eller också duka upp maten? Finns det i så fall någonstans att parkera under tiden?

Eller skickas cateringen med taxi eller cykelbud? Behöver du i så fall några särskilda instruktioner inför serveringen

Hur ser det ut på plats? Finns det bord att ställa fram buffén på? Hur stort är det? Finns det eller behövs det hyras dukar till detta bord? Räkna med 3 meters bordslängd för en buffé till 50 gäster. Om bordet står så att gästerna kan gå från båda hållen, dvs inte mot en vägg, underlättar det flödet. Från vilket håll kommer gästerna, finns det en naturlig startpunkt? För bufféer över 50 gäster krävs mer än en station.

 

9. Returer och disk.

När ska returerna hämtas eller lämnas tillbaka? Tänk på att det kostar nästan alltid extra om cateringfirman måste komma tillbaks samma dag eller kväll och hämta disk. Särskilt om det är helg.

Ibland, ganska ofta, blir det mat över. Planerar ni att använda maten själva senare? Tänk i så fall på att ta med kärl att packa maten i. Det är snopet att behöva kasta något du redan betalat för. Särskilt om det är gott. Kanske kan cateringfirman ta med sig engångsmaterial att packa rester i? Går allt att spara eller frysa in? Fråga om du är osäker. Det finns inget som är tråkigare än att slänga god mat!

Är det en ovanligt stor beställning eller om du misstänker redan innan att det kommer att bli mycket över? Be cateringfirman att på förhand ta reda på om den överblivna maten kan lämnas till Stadsmissionen eller liknande.

 

10. Lita på magkänslan. 

Letar du efter den bästa eller billigaste cateringen? Fråga runt några olika cateringfirmor och be om menyförslag och priser. Beskriv vad det är för slags tillställning, vad du har för budget och se hur de svarar på din första förfrågan. Gå vidare med en aktör och stäm av alla detaljer. Verkar det luddigt eller dåligt när ni pratar vidare, avstyr och gå vidare med någon annan. Stirra dig inte blind priset. Var hellre tydlig från början vilken budget du har för arrangemanget. Säg hellre ”jag har så här mycket pengar och har de här önskemålen, vad kan ni göra?” än ”det blev tyvärr för dyrt, jag får lösa det på ett annat sätt”.